Contoh surat pesanan bisa membantumu dalam kegiatan bisnis, pemerintahan, maupun pendidikan, kebutuhan untuk memesan barang secara resmi sudah menjadi bagian penting dari operasional sehari-hari.
Untuk itulah surat pesanan digunakan, sebagai dokumen tertulis yang mencatat permintaan pembelian barang secara jelas dan formal. Jika kamu sedang mencari contoh surat pesanan yang tepat, kamu berada di tempat yang pas.
Di artikel ini, kamu akan menemukan beberapa contoh surat pesanan untuk berbagai kebutuhan, mulai dari barang umum, obat-obatan, hingga alat-alat kantor. Semua disusun dengan format yang profesional dan mudah diadaptasi sesuai kebutuhan instansimu.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Surat Pesanan?
Surat pesanan adalah surat resmi yang kamu kirimkan kepada penjual sebagai tanda bahwa kamu ingin membeli barang atau jasa tertentu. Surat ini biasa digunakan dalam kegiatan bisnis agar transaksi menjadi lebih tertata dan terdokumentasi.
Ini adalah tujuan utama dari surat pesanan:
- Menyampaikan keinginan membeli barang/jasa secara resmi.
- Menjadi bukti tertulis pemesanan.
- Mempermudah proses pengiriman dan penagihan.
Dengan adanya surat ini, kamu dan penjual memiliki catatan yang sama mengenai apa yang dipesan. Surat ini bisa diketik, dikirim lewat email, atau dicetak lalu dikirim secara fisik.
Biasanya, surat pesanan dibuat setelah kamu menerima informasi dari penjual, seperti harga atau katalog produk. Jadi, ketika kamu sudah yakin ingin membeli, barulah kamu menyusun surat pesanan.
Surat ini juga bisa membantu jika terjadi kesalahan atau keterlambatan, karena semua informasi sudah dicatat secara jelas sejak awal.
Baca juga: 5 Contoh Surat Hibah Tanah Warisan hingga Fasilitas Umum
Isi Surat Pesanan
Supaya tidak terjadi kesalahpahaman saat bertransaksi, isi surat pesanan harus kamu buat dengan lengkap dan sistematis. Surat ini tidak hanya menyebutkan barang yang ingin dibeli, tapi juga mencakup banyak rincian penting.
Isi utama dalam surat pesanan meliputi:
- Identitas pengirim: nama, alamat, dan kontak kamu atau perusahaan kamu.
- Tanggal surat: untuk menandai kapan pemesanan dilakukan.
- Rincian pesanan: jenis barang, jumlah, spesifikasi, dan harga satuan.
- Total harga: jumlah keseluruhan yang harus dibayar.
- Metode pembayaran: seperti transfer bank atau pembayaran tunai.
- Alamat pengiriman: di mana barang harus dikirim.
- Tanggal pengiriman yang diharapkan: agar pengiriman bisa sesuai waktu.
- Syarat dan ketentuan tambahan: jika ada permintaan khusus, garansi, atau retur.
Akhiri surat dengan kalimat penutup, misalnya harapan agar pesanan segera diproses dan ucapan terima kasih. Semakin rinci surat kamu, semakin kecil kemungkinan terjadi kesalahan saat transaksi.
Perbedaan Surat Pesanan dan Permintaan
Meskipun terlihat mirip, surat pesanan dan surat permintaan sebenarnya memiliki fungsi yang berbeda, dan penting bagi kamu untuk memahami perbedaannya agar tidak keliru menggunakannya.
Surat permintaan kamu buat ketika ingin mengetahui informasi tentang produk, seperti harga, ketersediaan stok, spesifikasi, atau penawaran khusus dari pihak penjual.
Di dalam surat permintaan, kamu belum tentu membeli barang tersebut, hanya sekadar mencari informasi awal untuk dipertimbangkan.
Sementara itu, surat pesanan adalah bentuk komitmen bahwa kamu telah memutuskan untuk membeli produk atau layanan tersebut. Dalam surat pesanan, kamu sudah menetapkan jenis barang, jumlah, harga, hingga ketentuan pembayaran dan pengiriman.
Surat pesanan bersifat lebih resmi dan sering dianggap sebagai dokumen legal yang dapat digunakan sebagai dasar transaksi dan bukti pembelian.
Dengan kata lain, surat permintaan bersifat eksploratif dan tidak mengikat, sedangkan surat pesanan bersifat eksekusi dan biasanya mengarah pada tindakan nyata berupa pengiriman barang dan pembayaran.
Jadi, saat kamu ingin mulai melakukan pembelian, pastikan kamu menggunakan surat pesanan, bukan surat permintaan, agar prosesnya berjalan sesuai prosedur bisnis.
Contoh Surat Pesanan Keperluan Kantor
Setiap instansi atau perusahaan tentu membutuhkan berbagai perlengkapan kantor untuk menunjang kelancaran operasional sehari-hari. Mulai dari alat tulis hingga peralatan elektronik, semua harus dipesan secara resmi agar tertib administrasi dan mudah dalam pencatatan.
Nah, di sinilah pentingnya membuat surat pesanan yang rapi dan jelas. Jika kamu sedang mencari contoh surat pesanan keperluan kantor yang tepat, yuk simak contohnya berikut ini!
Contoh Surat Pesanan Barang
PT Maju Sejahtera
Jl. Kemajuan No. 123, Jakarta 11520
Telp: (021) 12345678 | Email: pemesanan@maju-sejahtera.co.id
Jakarta, 12 Mei 2025
Kepada Yth.
Manajer Penjualan
CV Sinar Terang
Jl. Industri No. 45, Bandung
Perihal: Pemesanan Barang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami bermaksud untuk memesan barang sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Kertas A4 80 gsm | 50 rim | Rp45.000 | Rp2.250.000 |
| 2 | Pulpen Gel Hitam | 100 pcs | Rp5.000 | Rp500.000 |
| 3 | Map Folder Plastik | 100 pcs | Rp3.500 | Rp350.000 |
| Total | Rp3.100.000 |
Mohon agar pesanan ini dapat dikirimkan ke alamat kami selambat-lambatnya tanggal 19 Mei 2025. Pembayaran akan kami lakukan melalui transfer bank ke rekening yang ditunjuk setelah barang diterima dan diperiksa.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Maju Sejahtera
ttd.
Rina Hartati
Manajer Pembelian
Contoh Surat Pesanan Obat
KLINIK SEHAT MEDIKA
Jl. Kesehatan No. 88, Semarang 50215
Telp: (024) 7654321 | Email: klinik@sehatmedika.co.id
Semarang, 12 Mei 2025
Kepada Yth.
Bagian Penjualan
PT Farma Jaya Abadi
Jl. Industri Farmasi No. 10
Jakarta
Perihal: Pemesanan Obat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari Klinik Sehat Medika bermaksud untuk memesan beberapa jenis obat-obatan untuk keperluan pelayanan medis kami, dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Obat | Jumlah | Kemasan | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Paracetamol 500 mg | 1.000 tablet | Strip isi 10 | Rp10.000 | Rp1.000.000 |
| 2 | Amoxicillin 500 mg | 500 tablet | Strip isi 10 | Rp12.000 | Rp600.000 |
| 3 | Antasida Doen Tablet | 300 tablet | Botol isi 100 | Rp25.000 | Rp75.000 |
| Total | Rp1.675.000 |
Kami mohon agar pesanan ini dapat dikirimkan ke alamat Klinik Sehat Medika paling lambat tanggal 18 Mei 2025. Pembayaran akan kami lakukan melalui transfer bank setelah barang diterima dalam kondisi baik dan lengkap.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas kerja samanya kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
KLINIK SEHAT MEDIKA
ttd.
dr. Sinta Lestari
Kepala Klinik
Contoh Surat Pesanan Barang Sekolah
SD NEGERI HARAPAN BANGSA
Jl. Pendidikan No. 45, Surabaya 60123
Telp: (031) 7654321 | Email: sd.harapanbangsa@kemdikbud.go.id
Surabaya, 12 Mei 2025
Kepada Yth.
Manajer Penjualan
Toko Alat Tulis Maju Jaya
Jl. Raya Perdagangan No. 12
Surabaya
Perihal: Pemesanan Barang Sekolah
Dengan hormat,
Kami dari SD Negeri Harapan Bangsa bermaksud untuk memesan perlengkapan alat tulis untuk kebutuhan kegiatan belajar mengajar siswa, dengan rincian sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah | Harga Satuan | Total Harga |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Buku Tulis 38 Lembar | 1.000 buah | Rp3.000 | Rp3.000.000 |
| 2 | Pensil 2B | 500 buah | Rp1.500 | Rp750.000 |
| 3 | Penggaris 30 cm | 300 buah | Rp2.000 | Rp600.000 |
| 4 | Spidol Whiteboard Hitam | 100 buah | Rp5.000 | Rp500.000 |
| Total | Rp4.850.000 |
Kami mohon agar barang-barang tersebut dapat dikirimkan ke sekolah kami paling lambat tanggal 20 Mei 2025. Pembayaran akan dilakukan secara tunai setelah barang diterima dan dicek dalam kondisi baik dan lengkap.
Demikian surat pesanan ini kami buat. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
SD NEGERI HARAPAN BANGSA
ttd.
Winda Kartika, S.Pd. M.M.
Kepala Sekolah
Baca juga: 5 Contoh Surat Kuasa Ahli Waris untuk Berbagai Keperluan
Contoh Surat Pesanan Barang Pemerintah
PEMERINTAH KABUPATEN INDRAMAYU
KECAMATAN JUNTINYUAT
Jl. Raya Pantura No. 10, Juntinyuat – Indramayu 45282
Telp. (0234) 123456 | Email: juntinyuat@indramayukab.go.id
Juntinyuat, 12 Mei 2025
Nomor: 032/SPB-KC/V/2025
Perihal: Pemesanan Barang
Kepada Yth.
Pimpinan
CV Berkah Utama
Jl. Niaga Utama No. 7
Cirebon
Dengan hormat,
Dalam rangka menunjang kegiatan operasional kantor Kecamatan Juntinyuat, kami bermaksud memesan beberapa barang sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah | Satuan | Harga Satuan | Jumlah Harga |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Meja Kantor Kayu | 10 unit | Unit | Rp850.000 | Rp8.500.000 |
| 2 | Kursi Putar Staff | 10 unit | Unit | Rp600.000 | Rp6.000.000 |
| 3 | Lemari Arsip Besi | 5 unit | Unit | Rp1.200.000 | Rp6.000.000 |
| Total Harga | Rp20.500.000 |
Dimohon agar pengiriman dilakukan paling lambat tanggal 22 Mei 2025 ke alamat Kantor Kecamatan Juntinyuat. Pembayaran akan dilakukan setelah seluruh barang diterima dalam kondisi baik dan sesuai spesifikasi yang disebutkan.
Demikian surat pesanan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
CAMAT JUNTINYUAT
ttd.
H. DEDI SUPRIADI, S.IP.
NIP. 19700101 199012 1 001
Dengan mengetahui berbagai contoh surat pesanan yang telah dijelaskan, kamu kini dapat mempersiapkan surat pesanan yang lebih terstruktur dan profesional.
Jika kamu juga membutuhkan dukungan dalam mengoptimalkan bisnis secara online, Optimaise, digital marketing agency Malang, siap membantu dengan layanan jasa SEO terbaik untuk meningkatkan visibilitas dan performa situs web kamu.
Tak hanya itu, jika kamu berada di Bali, jasa SEO Bali kami juga siap mendukung bisnis lokalmu. Setelah itu, pastikan kamu juga membaca artikel kami tentang contoh surat lamaran kerja tulis tangan, agar bisa mempersiapkan diri untuk peluang karier yang lebih baik!
