Pengiriman barang tanpa dokumen yang jelas sering kali bikin bingung, apalagi kalau sampai terjadi salah kirim atau barang hilang di jalan. Nah, di sinilah pentingnya punya surat jalan yang rapi dan sesuai standar.
Buat kamu yang masih belum yakin cara menyusunnya, melihat contoh surat jalan barang bisa jadi langkah awal yang sangat membantu.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan beberapa contoh surat jalan barang yang bisa langsung kamu tiru, praktis dan pastinya bikin alur pengiriman jadi lebih tertata. Yuk, simak sampai habis!
Table of Contents
Pengertian Surat Jalan Barang
Surat jalan barang adalah dokumen penting yang menyertai proses pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lain. Biasanya, surat ini dibuat oleh pihak pengirim untuk memastikan bahwa barang yang dikirim sesuai dengan permintaan dan dapat diterima dengan baik oleh penerima.
Jika kamu sedang menjalankan usaha logistik, distribusi, atau penjualan barang fisik, memahami surat jalan menjadi keharusan.
Fungsi utama dari surat jalan adalah sebagai bukti fisik bahwa proses pengiriman benar-benar terjadi. Dalam praktiknya, surat ini berisi informasi mengenai jenis barang, jumlah, serta tujuan pengiriman.
Untuk kamu yang baru pertama kali membuatnya, melihat contoh surat jalan barang bisa sangat membantu dalam memahami struktur dan isi dokumen tersebut.
Surat jalan biasanya dibawa oleh kurir atau supir yang bertugas mengantar barang. Ketika barang sampai di tangan penerima, surat jalan akan ditandatangani sebagai bukti bahwa barang telah diterima dalam kondisi baik.
Jadi, surat ini bukan hanya sekadar formalitas, tapi juga berperan dalam keabsahan proses pengiriman barangmu.
Baca juga: 3 Contoh Surat Referensi Kerja untuk Karyawan dan Beasiswa
Fungsi Surat Jalan Barang
Surat jalan barang memiliki banyak fungsi penting dalam proses distribusi. Sebagai pelaku bisnis atau pengelola gudang, kamu perlu memahami fungsi-fungsi ini agar setiap proses pengiriman berlangsung tertib dan aman. Inilah beberapa fungsi surat jalan barang:
- Bukti pengiriman resmi: surat jalan menjadi bukti bahwa barang sudah dikirim dari pihak pengirim ke pihak penerima.
- Dokumen kontrol: dengan adanya surat ini, kamu bisa memastikan bahwa barang yang keluar dari gudang sesuai dengan pesanan.
- Referensi pencatatan: surat jalan membantu dalam pencatatan inventaris dan pelaporan keuangan perusahaan.
- Penguat klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan: bila terjadi masalah saat pengiriman, surat ini dapat digunakan sebagai dasar untuk melakukan klaim.
- Dokumen legal: surat jalan bisa menjadi dokumen resmi yang dibutuhkan jika kamu harus menjelaskan posisi barang saat pengiriman.
Siapa yang Membuat Surat Jalan Barang?
Jika kamu masih bingung siapa yang seharusnya membuat surat jalan barang, jawabannya adalah pihak pengirim atau penjual barang.
Dalam dunia bisnis, surat ini biasanya dibuat oleh bagian logistik atau bagian administrasi perusahaan. Jadi, kalau kamu bertugas di bagian ini, penting untuk tahu cara membuatnya dengan tepat.
Tugas utama pembuat surat jalan adalah memastikan bahwa semua informasi penting mengenai pengiriman tertulis secara lengkap dan jelas. Informasi yang harus kamu cantumkan antara lain nama barang, jumlah, tujuan pengiriman, tanggal pengiriman, dan pihak penerima.
Agar tidak salah dalam menyusun surat jalan, kamu bisa merujuk pada contoh surat jalan barang yang sudah sesuai dengan standar umum. Hal ini akan membantumu memastikan bahwa format dan isinya sudah benar, sehingga surat tersebut sah dan bisa diterima oleh pihak penerima barang.
Jadi, meskipun terlihat sederhana, pembuatan surat jalan memerlukan ketelitian. Kamu harus memastikan bahwa semua data akurat, agar proses pengiriman tidak menemui kendala di lapangan.
Struktur Surat Jalan Barang
Agar kamu bisa membuat surat jalan barang dengan baik, penting untuk memahami strukturnya. Surat ini memiliki susunan yang rapi dan terstruktur agar mudah dibaca serta digunakan oleh semua pihak yang terlibat.
Di bawah ini adalah struktur umum surat jalan barang yang bisa kamu ikuti:
- Kop surat perusahaan: menampilkan logo, nama, alamat, dan kontak perusahaan pengirim.
- Judul surat: biasanya bertuliskan “Surat Jalan” atau “Delivery Order”.
- Nomor surat: untuk identifikasi dan pencatatan.
- Tanggal pengiriman: menunjukkan kapan barang dikirim.
- Data penerima: nama perusahaan atau individu yang menerima barang beserta alamat lengkap.
- Rincian barang: berisi daftar nama barang, jumlah, dan satuan.
- Tanda tangan pihak terkait: tanda tangan pengirim, supir/kurir, dan penerima sebagai bukti transaksi.
Contoh Surat Jalan Barang
Pernah nggak kamu diminta buat kirim barang tapi bingung harus mulai dari mana urusan surat-menyuratnya? Nah, di sinilah surat jalan barang punya peran penting.
Tidak cuma jadi bukti kalau barang benar-benar dikirim, tapi juga jadi alat kontrol yang bikin proses pengiriman jadi lebih tertib.
Kalau kamu belum pernah bikin sebelumnya, tenang saja, melihat contoh surat jalan barang yang jelas dan sesuai kebutuhan bisa jadi langkah awal buat memahami cara kerjanya. Yuk, kita lihat seperti apa sih contoh surat jalan barang yang benar dan gampang dipahami!
Contoh Surat Jalan Barang dari Desa
PEMERINTAH DESA SUKAMAJU
KECAMATAN SUKASARI – KABUPATEN INDAH
Alamat: Jl. Raya Desa No. 10, Sukamaju, Sukasari, Kabupaten Indah
Telp: (021) 12345678
SURAT JALAN BARANG
Nomor: 045/SJ/DS-SMJ/VI/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: Dedi Setiawan
Jabatan: Kepala Dusun II Desa Sukamaju
Dengan ini menerangkan bahwa telah dilakukan pengiriman barang dari Kantor Desa Sukamaju kepada:
Nama Penerima: Bapak Andi Gunawan
Alamat: RT 03 RW 01, Desa Sukamakmur, Kecamatan Sukasari, Kabupaten Indah
Adapun rincian barang yang dikirim sebagai berikut:
| No | Nama Barang | Jumlah | Keterangan |
|---|---|---|---|
| 1 | Karung Beras 10 Kg | 5 | Bantuan Pangan |
| 2 | Mie Instan | 3 Dus | Bantuan Sosial |
| 3 | Minyak Goreng 1 Liter | 5 Botol | Bantuan Rumah Tangga |
Barang tersebut dikirim pada tanggal 16 Mei 2025 menggunakan kendaraan roda empat milik Pemerintah Desa Sukamaju.
Demikian surat jalan ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Sukamaju, 16 Mei 2025
Kepala Dusun II Desa Sukamaju
(tanda tangan dan stempel)
Dedi Setiawan
Tanda Terima Penerima Barang
Nama: ……………………………………………….
Tanda Tangan: ………………………………………..
Baca juga: 4 Contoh Surat Masuk Beserta Cara Menanganinya dengan Tepat
Contoh Surat Jalan Barang dalam Bahasa Inggris
XYZ TRADING COMPANY
Jl. Merdeka No. 123, Jakarta 10110, Indonesia
Phone: +62 21 4567890 | Email: info@xyztrading.co.id
DELIVERY NOTE
No: DN/045/VI/2025
Date: May 16, 2025
Sender Information:
Company Name: XYZ Trading Company
Address: Jl. Merdeka No. 123, Jakarta
Contact Person: Mr. Arif Wibowo
Recipient Information:
Company Name: PT Nusantara Retail
Address: Jl. Kembangan Raya No. 78, Jakarta Barat
Contact Person: Ms. Diana Putri
Items Delivered:
| No | Item Description | Quantity | Unit | Remarks |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Cotton T-Shirts (Size L) | 100 | Pcs | Assorted colors |
| 2 | Jeans (Size 32) | 50 | Pcs | Dark blue |
| 3 | Baseball Caps | 30 | Pcs | Black & White |
Delivery Vehicle: Toyota Hilux (License Plate: B 1234 XYZ)
Driver’s Name: Toni Susanto
This delivery note is issued as proof of shipment of the goods listed above. Please verify and sign upon receipt.
Jakarta, May 16, 2025
Authorized by:
XYZ Trading Company
(Signature & Company Stamp)
Arif Wibowo
Logistics Manager
Received by:
(Recipient’s Signature)
Name: ______________________
Date: _______________________
Itulah dua contoh surat jalan barang yang bisa kamu jadikan referensi agar proses pengiriman jadi lebih rapi dan profesional. Dengan dokumen yang jelas, kamu bisa meminimalkan kesalahan dan meningkatkan kepercayaan dalam transaksi.
Nah, kalau kamu punya bisnis dan ingin meningkatkan visibilitasnya secara online, kamu bisa mengandalkan Optimaise, penyedia jasa SEO terpercaya yang telah membantu berbagai brand berkembang di dunia digital, termasuk jasa SEO Bali yang banyak dicari.
Dan buat kamu yang sedang mencari pekerjaan, jangan lewatkan juga artikel kami tentang surat lamaran kerja tulis tangan yang bisa jadi nilai tambah di mata HRD. Yuk, lanjut baca dan dapatkan insight penting lainnya!
