Surat niaga adalah salah satu alat komunikasi yang penting dalam dunia bisnis. Meskipun sering kali dianggap sebagai dokumen formal, surat niaga memiliki banyak jenis dan fungsi yang esensial untuk mendukung kelancaran transaksi antara perusahaan.
Dari surat permintaan penawaran hingga surat penagihan, setiap jenis surat niaga memiliki peran tersendiri dalam memastikan bahwa bisnis berjalan lancar dan profesional.
Dalam artikel ini, kamu akan menemukan beberapa contoh surat niaga beserta jenis dan fungsinya, yang bisa memberikan gambaran jelas tentang bagaimana surat-surat ini digunakan dalam praktik bisnis sehari-hari.
Table of Contents
Apa Itu Surat Niaga?
Jika kamu sedang mencari cara berkomunikasi secara profesional dalam dunia bisnis, kamu pasti akan mengenal yang namanya surat niaga.
Surat niaga adalah jenis surat resmi yang digunakan oleh perusahaan, pelaku usaha, atau individu untuk keperluan bisnis. Surat ini bisa berisi penawaran, permintaan, pemesanan barang, penagihan pembayaran, atau bahkan kerja sama bisnis.
Dalam praktiknya, surat niaga digunakan untuk menjaga hubungan yang baik antara dua pihak yang sedang bertransaksi, sekaligus menjadi bukti tertulis yang sah.
Ketika kamu ingin membuat surat niaga, penting untuk memperhatikan struktur dan bahasa yang digunakan agar terlihat profesional dan mudah dipahami. Biasanya, surat niaga memuat kop surat, tanggal, tujuan surat, isi utama, serta penutup yang sopan.
Jika kamu masih bingung bagaimana formatnya, melihat contoh surat niaga bisa sangat membantu. Dari contoh surat niaga tersebut, kamu bisa memahami gaya bahasa yang sesuai dan informasi apa saja yang perlu dicantumkan.
Dengan memahami pengertian dan contoh surat niaga, kamu akan lebih siap untuk menggunakannya dalam berbagai urusan bisnis secara efektif dan terpercaya. Surat ini bukan sekadar formalitas, tapi juga mencerminkan kredibilitasmu dalam berbisnis.
Fungsi Surat Niaga
Kalau kamu bergerak di dunia bisnis, surat niaga bukan sekadar formalitas. Surat ini punya fungsi penting sebagai alat komunikasi yang profesional dan terdokumentasi.
Melalui contoh surat niaga, kamu bisa melihat bagaimana surat ini dipakai untuk berbagai keperluan dalam transaksi bisnis.
Berikut beberapa fungsi utama surat niaga yang perlu kamu pahami:
- Sebagai bukti tertulis transaksi
- Setiap surat niaga bisa dijadikan arsip yang membuktikan bahwa suatu kesepakatan pernah dibuat, seperti pesanan barang atau permintaan pembayaran.
- Meningkatkan profesionalitas bisnis
- Surat yang tertulis dengan format rapi dan bahasa sopan mencerminkan keseriusan dan kredibilitas perusahaanmu.
- Memperkuat hubungan bisnis
- Surat niaga seperti ucapan terima kasih, surat konfirmasi, atau surat jawaban pengaduan menunjukkan bahwa kamu menghargai relasi bisnis yang sudah terjalin.
- Memudahkan komunikasi resmi antarperusahaan
- Saat kamu ingin menyampaikan informasi penting secara formal, surat niaga adalah pilihan terbaik.
Dengan memahami fungsi ini dan meninjau berbagai contoh surat niaga, kamu bisa membuat surat yang tepat guna dan mendukung kelancaran operasional bisnismu.
Baca juga: 5 Contoh Surat Pengantar untuk Keperluan Administratif
Ciri-ciri Surat Niaga
Agar kamu lebih mudah mengenali dan memahami surat niaga, berikut adalah beberapa ciri utamanya yang bisa kamu perhatikan.
Surat niaga tidak hanya harus tertata rapi, tetapi juga harus mengikuti kaidah formalitas dalam dunia bisnis. Berikut ini penjelasan lengkapnya:
- Menggunakan bahasa formal dan baku
- Dalam surat niaga, kamu harus memakai bahasa yang sopan, jelas, dan tidak menyinggung. Hal ini penting untuk menjaga kesan profesional dan menghargai pihak lain.
- Memiliki struktur yang sistematis
- Surat niaga biasanya tersusun dari kop surat, tanggal, nomor surat, tujuan surat, isi utama, dan penutup. Semua bagian ini membantu agar suratmu mudah dipahami dan terlihat resmi.
- Memuat informasi bisnis yang jelas
- Isi dari surat ini fokus pada hal-hal seperti penawaran, pemesanan, pengiriman, penagihan, atau kerja sama. Jadi, kamu harus menyampaikan maksudmu secara langsung dan tidak bertele-tele.
- Dilengkapi dengan identitas pengirim dan penerima
- Nama perusahaan, alamat, dan kontak jelas perlu dicantumkan agar komunikasi bisa berlanjut dengan lancar.
Untuk kamu yang masih ragu dalam membuatnya, melihat contoh surat niaga bisa sangat membantu. Dari situ, kamu bisa belajar bagaimana menyesuaikan bahasa dan format agar suratmu lebih efektif dan profesional.
Struktur Surat Niaga
Saat kamu ingin menulis surat niaga, memahami strukturnya adalah langkah penting agar isi pesan tersampaikan dengan baik dan terlihat profesional.
Surat niaga memiliki format yang baku, dan kamu perlu mengikuti struktur ini supaya suratmu mudah dipahami dan diterima secara resmi oleh pihak lain. Ini adalah bagian-bagian utama yang perlu kamu perhatikan:
- Kop surat
- Berisi nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan logo jika ada. Ini menunjukkan identitas pengirim secara jelas.
- Tanggal surat
- Tanggal pembuatan surat perlu dicantumkan agar penerima tahu kapan surat itu dibuat.
- Nomor surat dan lampiran
- Jika surat bersifat resmi dan memiliki dokumen pendukung, kamu perlu mencantumkan nomor surat dan jumlah lampiran.
- Alamat tujuan
- Sertakan nama penerima, jabatan, dan alamat perusahaan atau instansi yang dituju.
- Salam pembuka dan isi surat
- Gunakan salam yang sopan, lalu sampaikan maksud surat secara ringkas dan jelas. Jangan bertele-tele agar inti pesan cepat dipahami.
- Penutup dan tanda tangan
- Akhiri surat dengan salam penutup yang sopan, nama terang, jabatan, dan tanda tangan.
Kalau kamu masih bingung dengan susunannya, kamu bisa melihat contoh surat niaga sebagai panduan untuk menulis surat yang baik dan benar.
Jenis-jenis Surat Niaga
Dalam dunia bisnis, kamu akan menemukan berbagai macam surat niaga yang digunakan untuk tujuan yang berbeda-beda. Memahami jenis-jenisnya sangat penting agar kamu bisa memilih format dan isi surat yang sesuai dengan kebutuhanmu.
Inilah beberapa jenis surat niaga yang umum digunakan:
- Surat permintaan penawaran
- Digunakan saat ingin mengetahui rincian produk, harga, atau promo dari suatu perusahaan.
- Surat pesanan
- Setelah menerima penawaran dan kamu tertarik untuk membeli, kirimkan surat ini dengan rincian produk yang diinginkan.
- Surat perkenalan
- Cocok kamu gunakan saat ingin mengenalkan perusahaan atau produk baru kepada calon mitra.
- Surat penolakan pesanan
- Jika kamu harus menolak pesanan karena kendala tertentu, surat ini membantu menyampaikannya secara sopan.
- Surat pengiriman pembayaran
- Surat ini berfungsi sebagai bukti bahwa kamu telah melakukan pembayaran, lengkap dengan nominal dan metode yang digunakan.
- Surat komplain atau pengaduan
- Bila kamu menerima produk cacat atau tidak sesuai, gunakan surat ini untuk mengajukan keluhan secara resmi.
- Surat penangguhan pembayaran
- Jika kamu belum bisa membayar tepat waktu, sampaikan alasan dan permohonan penundaan melalui surat ini.
- Surat penagihan
- Digunakan saat kamu sebagai penjual ingin mengingatkan pembeli terkait pembayaran yang jatuh tempo.
- Surat jawaban penangguhan pembayaran
- Surat ini kamu kirim sebagai respon atas permintaan penangguhan pembayaran dari pembeli. Isinya bisa berupa persetujuan, penolakan, atau ketentuan baru terkait pembayaran.
- Surat menjawab pengaduan
- Kalau kamu menerima surat komplain, surat ini penting untuk memberikan jawaban yang sopan. Kamu bisa mengucapkan terima kasih atas pengaduan dan menjelaskan solusi yang akan diberikan.
- Surat konfirmasi pesanan
- Surat ini kamu gunakan sebagai penjual untuk mengonfirmasi ketersediaan barang dan kesanggupan memenuhi pesanan. Biasanya juga memuat rincian metode pembayaran dan pengiriman.
- Surat penawaran
- Surat ini bisa kamu kirim atas inisiatif sendiri atau sebagai jawaban atas permintaan penawaran. Isinya menjelaskan produk, harga, dan syarat jual beli.
- Surat pembatalan pesanan
- Jika karena alasan tertentu kamu tidak bisa melanjutkan pembelian, surat ini digunakan untuk membatalkan pesanan secara resmi. Isinya mencantumkan alasan pembatalan dan, jika perlu, alternatif solusi.
Contoh Surat Niaga Berdasarkan Jenisnya
Setiap bisnis pasti pernah berurusan dengan berbagai macam surat niaga, yang berfungsi untuk mempermudah komunikasi dan memperjelas transaksi. Tapi, tahukah kamu bahwa setiap jenis surat niaga memiliki tujuan yang berbeda-beda?
Pada bagian ini, kita akan membahas beberapa contoh surat niaga berdasarkan jenisnya, memberikan gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana surat-surat ini digunakan dalam praktik bisnis sehari-hari.
Contoh Surat Niaga Permintaan Penawaran
PT Sentosa Abadi
Jl. Merdeka No. 45, Jakarta 10110
Telp: (021) 12345678 | Email: info@sentosaabadi.co.id
Nomor: 045/SPP/SA/V/2025
Lampiran: –
Perihal: Permintaan Penawaran Produk Elektronik
Jakarta, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
Bagian Marketing
PT Sinar Jaya Perkasa
Jl. Industri No. 77
Bandung 40256
Dengan hormat,
Kami dari PT Sentosa Abadi bermaksud untuk mengetahui lebih lanjut mengenai produk-produk elektronik yang ditawarkan oleh perusahaan Bapak/Ibu, khususnya untuk kategori laptop dan printer guna memenuhi kebutuhan operasional kantor kami.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mohon agar Bapak/Ibu dapat mengirimkan:
- Daftar katalog produk terbaru
- Rincian harga dan diskon (jika tersedia)
- Syarat dan ketentuan pembayaran
- Estimasi waktu pengiriman
Kami berharap dapat menerima penawaran resmi dari perusahaan Bapak/Ibu dalam waktu dekat agar kerja sama dapat segera terjalin. Bila memungkinkan, kami juga bersedia mengatur pertemuan untuk diskusi lebih lanjut.
Demikian surat permintaan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Anton Wijaya
Manajer Pengadaan
PT Sentosa Abadi
Contoh Surat Niaga Pesanan
CV Bintang Cemerlang
Jl. Anggrek No. 88, Surabaya 60241
Telp: (031) 7654321 | Email: admin@bintangcemerlang.co.id
Nomor: 014/SP-BC/V/2025
Lampiran: 1 (satu) lembar
Perihal: Pemesanan Alat Tulis Kantor
Surabaya, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
PT Sukses Makmur Stationery
Jl. Raya Bekasi No. 135
Jakarta Timur 13910
Dengan hormat,
Sehubungan dengan surat penawaran dari PT Sukses Makmur Stationery nomor 078/PM/SM/IV/2025 tertanggal 29 April 2025, bersama ini kami dari CV Bintang Cemerlang bermaksud memesan beberapa perlengkapan alat tulis kantor.
Adapun rincian barang yang kami pesan adalah sebagai berikut:
- Pulpen Snowman (hitam) – 100 pcs
- Kertas HVS A4 80 gsm – 20 rim
- Map folder plastik – 50 pcs
- Stapler Joyko No.10 – 20 unit
Kami harap pesanan dapat dikirim ke alamat kantor kami paling lambat 9 Mei 2025. Pembayaran akan dilakukan via transfer bank maksimal 2 hari setelah barang diterima dalam kondisi baik dan lengkap.
Kami mohon konfirmasi ketersediaan stok serta waktu pengiriman. Jika ada hal yang perlu didiskusikan, jangan ragu menghubungi kami melalui email atau telepon.
Demikian surat ini kami buat. Terima kasih atas kerja sama dan pelayanannya.
Hormat kami,
Rina Handayani
Kepala Administrasi
CV Bintang Cemerlang
Contoh Surat Niaga Pengiriman Pembayaran
CV Maju Jaya Abadi
Jl. Cempaka No. 12, Yogyakarta 55281
Telp: (0274) 123456 | Email: finance@majuyaya.co.id
Nomor: 027/SPP/MJA/V/2025
Lampiran: 1 (satu) bukti transfer
Perihal: Pengiriman Pembayaran Pesanan
Yogyakarta, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
Bagian Keuangan
PT Cahaya Baru Teknologi
Jl. Teuku Umar No. 88
Semarang 50145
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami dari CV Maju Jaya Abadi menginformasikan bahwa pembayaran atas pesanan perangkat komputer sebagaimana tertuang dalam faktur No. 045/INV/CBT/IV/2025 telah kami lakukan pada tanggal 2 Mei 2025 melalui transfer bank ke rekening BCA a.n. PT Cahaya Baru Teknologi.
Berikut rincian pembayarannya:
- Nomor Faktur: 045/INV/CBT/IV/2025
- Jumlah Pembayaran: Rp45.000.000,-
- Metode Pembayaran: Transfer Bank
- Nama Bank: BCA
- Bukti transfer: Terlampir
Kami mohon konfirmasi penerimaan pembayaran ini dan proses selanjutnya terkait pengiriman barang sesuai kesepakatan.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama yang baik, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Yusuf Hadi
Staf Keuangan
CV Maju Jaya Abadi
Contoh Surat Niaga Penawaran
PT Surya Mandiri Elektronik
Jl. Kenanga No. 10, Bandung 40258
Telp: (022) 9876543 | Email: marketing@suryamandiri.co.id
Nomor: 011/PEN/SME/V/2025
Lampiran: 1 (satu) daftar harga
Perihal: Penawaran Produk Elektronik Kantor
Bandung, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
Manajer Pengadaan
CV Berkah Usaha
Jl. Soekarno Hatta No. 23
Tasikmalaya 46115
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami dari PT Surya Mandiri Elektronik bermaksud menawarkan berbagai produk elektronik kantor yang mungkin sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. Produk-produk yang kami tawarkan memiliki kualitas terbaik dan harga yang kompetitif.
Adapun beberapa produk yang kami tawarkan antara lain:
- Laptop Dell Vostro 3400
- Printer Epson L3210
- Proyektor BenQ MX550
- Mesin fotokopi Canon IR 2006N
Harga dan spesifikasi lengkap dapat Anda lihat dalam lampiran daftar harga. Semua produk bergaransi resmi dan tersedia dalam jumlah yang cukup.
Kami siap memberikan diskon khusus untuk pembelian dalam jumlah besar dan juga menyediakan layanan pengiriman gratis untuk wilayah Jawa Barat.
Kami harap surat penawaran ini dapat menjadi pertimbangan dalam pengadaan alat elektronik kantor di perusahaan Anda. Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi kami melalui nomor atau email yang tertera.
Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Dian Saputra
Manajer Pemasaran
PT Surya Mandiri Elektronik
Baca juga: 4 Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang yang Mudah Dibuat
Contoh Surat Niaga Penolakan Pesanan
PT Sentosa Makmur Bersama
Jl. Melati Raya No. 56, Surabaya 60234
Telp: (031) 7654321 | Email: info@sentosamakmur.co.id
Nomor: 015/PNP/SMB/V/2025
Perihal: Penolakan Pesanan
Surabaya, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
Manajer Pembelian
CV Sinar Terang
Jl. Ahmad Yani No. 88
Malang 65134
Dengan hormat,
Kami mengucapkan terima kasih atas pesanan Anda tertanggal 28 April 2025 dengan nomor PO: 032/CVST/IV/2025 yang berisi permintaan 150 unit kipas angin industri tipe SF-120.
Namun dengan sangat menyesal, kami harus menyampaikan bahwa untuk sementara kami tidak dapat memenuhi pesanan tersebut karena ketersediaan stok produk yang dimaksud sedang kosong akibat tingginya permintaan dalam periode ini.
Kami memahami bahwa kebutuhan tersebut penting bagi kelangsungan operasional CV Sinar Terang. Oleh karena itu, kami akan segera menginformasikan kepada Anda begitu stok tersedia kembali atau memberikan alternatif produk serupa yang tersedia saat ini.
Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan sangat menghargai kerja sama yang selama ini telah terjalin. Semoga ke depannya kami dapat terus memberikan layanan terbaik bagi perusahaan Anda.
Atas perhatian dan pengertiannya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Rudi Hartanto
Manajer Penjualan
PT Sentosa Makmur Bersama
Contoh Surat Niaga Penagihan
PT Anugerah Sejahtera Abadi
Jl. Anggrek No. 12, Jakarta Selatan 12450
Telp: (021) 7654321 | Email: finance@anugerahsejahtera.co.id
Nomor: 019/INV/ASA/V/2025
Perihal: Penagihan Pembayaran
Jakarta, 3 Mei 2025
Kepada Yth.
Manajer Keuangan
CV Mulia Bersinar
Jl. Gajah Mada No. 45
Bekasi 17113
Dengan hormat,
Melalui surat ini, kami ingin mengingatkan kembali mengenai tagihan pembayaran atas transaksi pembelian barang dari perusahaan Anda dengan rincian sebagai berikut:
- Nomor Invoice: INV/145/CVMB/IV/2025
- Tanggal Invoice: 12 April 2025
- Barang: 100 unit Meja Kantor Kayu Jati
- Jumlah Tagihan: Rp45.000.000,-
- Jatuh Tempo: 27 April 2025
Sampai dengan tanggal surat ini dibuat, kami belum menerima pembayaran sesuai dengan jatuh tempo yang telah disepakati. Kami mohon agar pihak CV Mulia Bersinar dapat segera menyelesaikan pembayaran tersebut guna kelancaran kerja sama yang telah terjalin dengan baik.
Pembayaran dapat dilakukan melalui rekening berikut:
Bank BCA
a.n. PT Anugerah Sejahtera Abadi
No. Rekening: 123-456-7890
Kami berharap pembayaran dapat dilakukan paling lambat 7 (tujuh) hari sejak tanggal surat ini. Bila sudah dibayarkan, mohon untuk mengirimkan bukti transfer kepada tim keuangan kami melalui email.
Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Nadya Ramadhani
Manajer Keuangan
PT Anugerah Sejahtera Abadi
Surat niaga memiliki berbagai jenis yang masing-masing memiliki fungsi penting dalam mendukung kelancaran komunikasi bisnis, dari permintaan penawaran hingga penagihan pembayaran.
Dengan memahami dan memanfaatkan contoh surat niaga ini dengan tepat, kamu dapat memastikan hubungan bisnis yang lebih profesional dan terorganisir.
Jika kamu ingin memastikan bahwa situs web bisnismu juga mendapat perhatian yang sama seriusnya, pertimbangkan untuk bekerja sama dengan Optimaise, digital marketing agency Malang yang juga menyediakan jasa SEO Bali.
Optimaise dapat membantu mengoptimalkan visibilitas bisnismu di mesin pencari, meningkatkan trafik, dan tentunya mendatangkan lebih banyak pelanggan potensial. Jangan lewatkan kesempatan untuk memaksimalkan potensi onlinemu dengan jasa SEO terbaik dari Optimaise.
Terakhir, bagi kamu yang sedang mempersiapkan karier, simak juga artikel kami mengenai contoh surat lamaran kerja tulis tangan yang bisa memberikanmu panduan praktis dan menarik dalam membuat lamaran kerja yang tepat.
