Sering kali, dalam dunia administrasi, surat pengantar menjadi langkah pertama yang penting untuk memulai berbagai urusan, dari pengajuan magang hingga pengurusan dokumen resmi lainnya.
Meskipun terlihat sederhana, surat pengantar yang ditulis dengan baik dapat mempermudah proses yang kamu jalani.
Apakah kamu sedang mempersiapkan pengajuan magang di perusahaan, mengurus surat izin, atau memerlukan surat pengantar untuk urusan administratif lainnya?
Dalam artikel ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat pengantar yang dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhanmu.
Dengan contoh yang tepat, kamu bisa menulis surat pengantar yang lebih profesional dan efektif, sehingga segala urusan administratif menjadi lebih lancar.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Surat Pengantar?
Surat pengantar adalah dokumen resmi yang kamu gunakan untuk menyampaikan maksud tertentu kepada pihak lain, baik itu dalam urusan pribadi, pekerjaan, maupun instansi.
Surat ini biasanya berfungsi sebagai pendamping dokumen utama, seperti lamaran kerja, pengajuan izin, atau pengiriman barang.
Melalui surat pengantar, kamu bisa memberikan informasi tambahan yang menjelaskan tujuan pengiriman atau permintaanmu secara lebih jelas dan profesional.
Jika kamu belum terbiasa membuat surat semacam ini, mencari contoh surat pengantar bisa sangat membantu. Dari contoh tersebut, kamu bisa melihat struktur yang tepat, mulai dari kepala surat, salam pembuka, isi, hingga penutup yang sopan dan sesuai etika penulisan resmi.
Selain itu, contoh surat pengantar juga bisa memberimu inspirasi tentang bagaimana menyampaikan maksud secara ringkas namun padat dan mudah dipahami oleh penerima surat.
Kamu perlu memastikan bahwa surat pengantar yang kamu buat disesuaikan dengan konteks dan keperluanmu. Misalnya, surat pengantar untuk keperluan administrasi berbeda dengan surat pengantar lamaran kerja.
Dengan memahami fungsinya dan melihat contoh surat pengantar yang baik, kamu akan lebih percaya diri dalam menulis surat resmi yang efektif.
Di Mana Kamu Bisa Membuat Surat Pengantar?
Jika kamu sedang bertanya-tanya di mana bisa membuat surat pengantar, jawabannya tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Surat pengantar bisa dikeluarkan oleh berbagai instansi resmi maupun dibuat secara mandiri, selama isinya sesuai dan mengikuti format yang benar.
Ini beberapa tempat di mana kamu bisa membuat surat pengantar:
- Kantor kelurahan atau desa
- Untuk keperluan administrasi, seperti pengurusan SKCK, domisili, atau surat pindah, kamu bisa mengajukan permohonan langsung ke kantor kelurahan atau desa. Petugas akan membantumu menyusun surat sesuai keperluan.
- Sekolah atau kampus
- Jika kamu butuh surat pengantar untuk magang, penelitian, atau keperluan akademis lainnya, kamu bisa meminta pihak sekolah atau kampus untuk menerbitkannya. Umumnya, bagian tata usaha atau dosen pembimbing akan mengurus hal ini.
- Tempat kerja
- Untuk kebutuhan dinas atau pelatihan, bagian HRD di tempat kerja biasanya bertanggung jawab menerbitkan surat pengantar atas nama perusahaan.
- Membuat sendiri
- Kamu juga bisa membuat surat pengantar sendiri dengan bantuan contoh surat pengantar yang tersedia online. Pastikan kamu menyesuaikannya dengan konteks dan tujuan surat tersebut.
Fungsi Surat Pengantar
Surat pengantar memiliki peran penting dalam menyampaikan maksud atau tujuan tertentu secara resmi.
Fungsi utamanya adalah sebagai dokumen pendamping yang menjelaskan alasan kamu mengirim atau menyerahkan sesuatu, baik itu dokumen, barang, maupun permohonan.
Dengan surat pengantar, kamu menunjukkan profesionalisme dan kejelasan komunikasi kepada pihak yang menerima.
Ini beberapa fungsi surat pengantar yang perlu kamu pahami:
- Surat pengantar membantu kamu menjelaskan maksud dari dokumen atau permohonan yang kamu ajukan, sehingga penerima memahami konteksnya dengan jelas.
- Surat ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa kamu telah mengirim atau menyerahkan sesuatu melalui prosedur yang benar dan resmi.
- Dengan adanya surat pengantar, pihak penerima dapat memproses dokumen atau permintaan kamu dengan lebih cepat karena informasi yang disampaikan sudah lengkap.
- Ketika kamu menggunakan format yang baik seperti dalam contoh surat pengantar, hal ini menunjukkan keseriusan dan niat baikmu dalam berkomunikasi secara formal.
Struktur Surat Pengantar
Agar surat pengantar yang kamu buat terlihat profesional dan mudah dipahami, kamu perlu mengikuti struktur yang tepat.
Struktur ini akan membantumu menyusun informasi secara sistematis dan sesuai kaidah penulisan surat resmi. Di bawah ini adalah struktur surat pengantar yang bisa kamu ikuti:
- Kepala surat
- Jika kamu menulis surat atas nama instansi, cantumkan logo, nama instansi, alamat, dan kontak di bagian atas. Kalau kamu menulis secara pribadi, cukup dengan nama dan alamatmu.
- Tanggal dan nomor surat
- Tulis tanggal pembuatan surat dan nomor surat (jika diperlukan) agar suratmu tercatat secara administrasi.
- Perihal dan tujuan surat
- Tuliskan perihal surat dengan jelas, misalnya “Surat Pengantar Dokumen Lamaran Kerja”, serta kepada siapa surat ini ditujukan.
- Isi surat
- Di bagian ini, kamu menjelaskan maksud dan tujuan pengiriman dokumen atau permohonan. Sertakan informasi pendukung jika diperlukan.
- Penutup
- Ucapkan terima kasih dan harapan agar permohonan atau dokumen yang kamu kirim bisa diproses dengan baik.
- Tanda tangan dan nama jelas
- Akhiri surat dengan tanda tangan dan nama terangmu, serta stempel jika mewakili instansi.
Contoh Surat Pengantar untuk Magang dan Keperluan Lainnya
Surat pengantar mungkin terdengar seperti hal kecil, tetapi peranannya sangat besar dalam memberi kesan pertama yang baik dan membantu proses pengajuan menjadi lebih lancar.
Baik itu untuk melamar magang di perusahaan impianmu, mengurus SKCK, atau bahkan urusan administratif lainnya, surat pengantar yang tepat bisa membuat semua itu lebih mudah.
Dalam bagian ini, kita akan bahas berbagai contoh surat pengantar yang bisa kamu sesuaikan, agar kamu bisa menulis surat pengantar yang profesional dan efektif tanpa kebingungan. Siap untuk memulai?
Contoh Surat Pengantar RT
RUKUN TETANGGA 005 / RW 002
KELURAHAN CIPAYUNG, KECAMATAN CIPAYUNG
JAKARTA TIMUR
SURAT PENGANTAR
Nomor: 005/RT/VI/2025
Yang bertanda tangan di bawah ini, Ketua RT 005/RW 002, Kelurahan Cipayung, Kecamatan Cipayung, Jakarta Timur, menerangkan bahwa:
Nama: Ahmad Fauzi
Tempat/Tanggal Lahir: Jakarta, 12 Mei 1995
Jenis Kelamin: Laki-laki
Agama: Islam
Status Perkawinan: Belum Kawin
Pekerjaan: Karyawan Swasta
Alamat: Jl. Melati No. 45 RT 005/RW 002, Cipayung, Jakarta Timur
Adalah benar warga kami dan berdomisili di alamat tersebut. Surat pengantar ini dibuat untuk keperluan pengurusan SKCK.
Demikian surat ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, 1 Mei 2025
Ketua RT 005/RW 002
(Tanda Tangan dan Nama Terang)
Contoh Surat Pengantar KTP
KELURAHAN TAMAN SARI
Kecamatan Seruni, Kota Mandiri
Jl. Kenanga No. 17, Telp. (022) 6543210
SURAT PENGANTAR
Nomor: 045/SP-KTP/VII/2024
Lampiran: –
Hal: Pengantar Permohonan KTP Elektronik
Kepada Yth.
Kepala Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil
Kota Mandiri
di
Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, Lurah Kelurahan Taman Sari, Kecamatan Seruni, Kota Mandiri, menerangkan bahwa:
Nama: Dimas Prasetya
Tempat/Tgl Lahir: Mandiri, 12 Mei 1995
Jenis Kelamin: Laki-laki
Kewarganegaraan: Indonesia
Pekerjaan: Pegawai Honorer
Alamat: Jl. Kenanga No. 23, RT 04/RW 08, Kelurahan Taman Sari, Kecamatan Seruni, Kota Mandiri
Status: Belum Menikah
Adalah benar warga yang berdomisili di alamat tersebut dan saat ini mengajukan permohonan untuk pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP) Elektronik.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberikan surat pengantar ini sebagai kelengkapan administrasi untuk diproses sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini dibuat untuk dapat digunakan sebagaimana mestinya.
Kota Mandiri, 1 Juli 2024
Lurah Kelurahan Taman Sari
(tanda tangan & stempel)
Rina Maharani, S.IP
NIP. 19781220 200501 2 003
Contoh Surat Pengantar Nikah
PENGURUS RT 07 / RW 04
Kelurahan Maju Sejahtera, Kecamatan Pembangunan
Kota Bahagia, Provinsi Sejahtera
SURAT PENGANTAR
Nomor: 012/SP/RT07/IX/2023
Lampiran: –
Hal: Pengantar Pernikahan
Kepada Yth.
Kepala Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Pembangunan
di
Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, Ketua RT 07/RW 04, Kelurahan Maju Sejahtera, Kecamatan Pembangunan, Kota Bahagia, dengan ini menerangkan bahwa:
- Nama: Rudi Hartono
- Tempat/Tanggal Lahir: Bahagia, 3 Januari 1988
- Jenis Kelamin: Laki-laki
- Alamat: Jl. Maju No. 18, RT 07/RW 04, Kelurahan Maju Sejahtera, Kecamatan Pembangunan, Kota Bahagia
- NIK: 9876543210123456
- Status: Belum Menikah
- Pekerjaan: Pengusaha
Adalah benar warga kami yang berniat untuk melangsungkan pernikahan dengan:
- Nama: Dian Puspita
- Tempat/Tanggal Lahir: Sejahtera, 18 Juli 1991
- Jenis Kelamin: Perempuan
- Alamat: Jl. Maju No. 20, RT 07/RW 04, Kelurahan Maju Sejahtera, Kecamatan Pembangunan, Kota Bahagia
- NIK: 6543219870654321
- Status: Belum Menikah
- Pekerjaan: Pegawai Negeri
Surat pengantar ini dibuat sebagai syarat administrasi untuk pengurusan pernikahan di KUA Kecamatan Pembangunan. Kami berharap pihak KUA dapat memfasilitasi proses pernikahan pasangan tersebut sesuai ketentuan yang berlaku.
Demikian surat ini kami buat dengan sebenar-benarnya. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya.
Sejahtera, 5 September 2023
Hormat kami,
Ketua RT 07/RW 04
(tanda tangan dan stempel RT)
Joko Prasetyo
NIK. 198305061973021002
Contoh Surat Pengantar SKCK
KELURAHAN MEKAR JAYA
Kecamatan Harmoni, Kota Sentosa
Jl. Melati No. 12, Telp. (021) 12345678
SURAT PENGANTAR
Nomor: 013/SP-KEL/VII/2024
Lampiran: –
Hal: Pengantar Permohonan SKCK
Kepada Yth.
Kepala Kepolisian Sektor Harmoni
di
Tempat
Dengan hormat,
Yang bertanda tangan di bawah ini, Lurah Kelurahan Mekar Jaya, Kecamatan Harmoni, Kota Sentosa, menerangkan bahwa:
Nama: Rika Amelia
Tempat/Tgl Lahir: Sentosa, 22 Maret 1997
Jenis Kelamin: Perempuan
Kewarganegaraan: Indonesia
Agama: Islam
Pekerjaan: Karyawan Swasta
Alamat: Jl. Melati No. 45, RT 03/RW 06, Kelurahan Mekar Jaya, Kecamatan Harmoni, Kota Sentosa
Status: Belum Menikah
Adalah benar warga yang berdomisili di alamat tersebut di atas dan saat ini memerlukan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK) untuk keperluan melamar pekerjaan.
Sehubungan dengan hal tersebut, kami memberikan surat pengantar ini agar yang bersangkutan dapat diproses sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Demikian surat pengantar ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Sentosa, 1 Juli 2024
Lurah Kelurahan Mekar Jaya
(tanda tangan & stempel)
Andi Saputra, S.STP
NIP. 19830510 201001 1 002
Contoh Surat Pengantar Magang
SMK MAJU BERSAMA
Jl. Pendidikan No. 45, Kelurahan Sejahtera, Kecamatan Pembangunan
Kota Bahagia, Provinsi Sejahtera
Telp: (021) 1234567
SURAT PENGANTAR MAGANG
Nomor: 022/SP/SMKMB/IX/2023
Lampiran: –
Hal: Pengantar Magang Siswa
Kepada Yth.
HRD / Manajer Sumber Daya Manusia
PT. Sejahtera Mandiri
di
Tempat
Dengan hormat,
Kami dari SMK Maju Bersama, yang beralamat di Jl. Pendidikan No. 45, Kelurahan Sejahtera, Kecamatan Pembangunan, Kota Bahagia, dengan ini mengajukan permohonan untuk melaksanakan program magang bagi siswa kami yang bernama:
- Nama: Rina Suryani
- Tempat/Tanggal Lahir: Bahagia, 3 April 2004
- Jenis Kelamin: Perempuan
- Alamat: Jl. Sejahtera No. 22, Kelurahan Sejahtera, Kecamatan Pembangunan, Kota Bahagia
- Kelas: XII Teknologi Informasi dan Komunikasi
- No. Induk Siswa: 123456789
Rina Suryani adalah salah satu siswa kami yang sedang menempuh pendidikan di SMK Maju Bersama, dan sesuai dengan kurikulum pendidikan, dia diwajibkan untuk mengikuti program magang guna memperoleh pengalaman praktis di dunia industri. Dengan ini, kami mengajukan permohonan agar yang bersangkutan dapat diterima untuk menjalani magang di PT. Sejahtera Mandiri.
Kami berharap pihak perusahaan dapat memberikan kesempatan kepada Rina untuk mengembangkan keterampilan serta pengetahuan yang sesuai dengan bidang yang dipelajarinya.
Demikian surat pengantar ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.
Sejahtera, 12 September 2023
Hormat kami,
Kepala Sekolah SMK Maju Bersama
(tanda tangan dan cap sekolah)
Budi Santoso, M.Pd
NIP. 198002252010111001
Sebagai kesimpulan, surat pengantar adalah dokumen yang sangat penting dalam berbagai keperluan administratif, mulai dari magang, pengurusan SKCK, hingga dokumen lainnya.
Menulis surat pengantar yang tepat dan profesional dapat memudahkan segala proses pengajuan yang kamu lakukan. Jangan ragu untuk menyesuaikan contoh surat pengantar yang telah kami bahas agar sesuai dengan kebutuhanmu.
Jika kamu juga sedang mencari cara untuk meningkatkan visibilitas online dan meningkatkan performa bisnis secara digital, jangan lupa untuk mempertimbangkan Optimaise, penyedia jasa SEO terpercaya, termasuk jasa SEO Bali.
Dengan pengalaman yang luas, Optimaise bisa membantumu meraih visibilitas terbaik di mesin pencari dan memperluas jangkauan audiensmu.
Terakhir, jika kamu tertarik untuk mempersiapkan surat lamaran kerja tulis tangan, kami punya artikel menarik yang bisa membantu kamu menulis surat lamaran yang menarik perhatian. Simak artikel tersebut untuk mendapatkan tips lengkapnya!
