Menangani pelanggaran di tempat kerja memang nggak mudah, apalagi kalau kamu harus memberikan teguran secara resmi. Surat peringatan jadi salah satu cara penting yang bisa membantu kamu memberi sinyal agar karyawan bisa memperbaiki sikapnya.
Mulai dari SP1 yang sifatnya pengingat awal, sampai SP3 yang merupakan peringatan terakhir sebelum langkah lebih tegas diambil.
Di sini, kamu akan mendapatkan contoh surat peringatan SP1 sampai SP3 yang jelas dan mudah dipahami, sekaligus profesional.
Table of Contents
Apa yang Dimaksud dengan Surat Peringatan?
Surat peringatan adalah dokumen resmi yang diberikan oleh perusahaan, instansi, atau atasan sebagai bentuk teguran tertulis atas kesalahan atau pelanggaran yang telah kamu lakukan.
Tujuan dari surat ini adalah untuk memberikan kesempatan agar kamu memperbaiki sikap atau kinerja sebelum tindakan yang lebih serius diambil, seperti pemutusan hubungan kerja.
Dalam praktiknya, surat peringatan umumnya memiliki tingkatan, yakni mulai dari SP1, SP2, hingga SP3, tergantung pada kebijakan perusahaan. Masing-masing tingkatan mencerminkan tingkat keseriusan pelanggaran dan bisa memengaruhi karier kamu.
Agar lebih jelas, kamu bisa melihat contoh surat peringatan sebagai referensi. Biasanya, surat tersebut memuat data pribadi karyawan, jenis pelanggaran, tanggal kejadian, serta imbauan untuk tidak mengulangi perbuatan tersebut.
Penting bagi kamu untuk memahami isi surat ini dan menanggapinya dengan serius. Selain sebagai bukti administratif, surat peringatan juga menjadi evaluasi terhadap profesionalismemu di lingkungan kerja.
Kapan Surat Peringatan Diberikan?
Surat peringatan diberikan ketika kamu terbukti melakukan pelanggaran terhadap peraturan yang berlaku di tempat kerja. Ini bisa berupa keterlambatan terus-menerus, kelalaian dalam menjalankan tugas, pelanggaran etika kerja, atau tindakan yang merugikan perusahaan.
Beberapa kondisi umum yang bisa membuat kamu menerima surat peringatan, antara lain:
- Datang terlambat lebih dari tiga kali dalam sebulan
- Tidak hadir tanpa keterangan
- Menyalahgunakan fasilitas kantor
- Tidak memenuhi target kerja
Sebelum surat diberikan, biasanya kamu akan dipanggil untuk klarifikasi. Namun jika pelanggaran sudah berulang atau cukup berat, maka surat peringatan akan langsung diberikan secara tertulis.
Supaya kamu memahami bentuk dan format resminya, kamu bisa melihat contoh surat peringatan dari perusahaan sebagai acuan. Dengan mengetahui kapan dan mengapa surat ini dikeluarkan, kamu bisa lebih berhati-hati dan profesional dalam bekerja.
Ingat, menerima surat peringatan bukan akhir dari segalanya. Justru ini adalah kesempatan untuk memperbaiki sikap sebelum konsekuensi yang lebih besar diberikan.
Baca juga: 2 Contoh Surat Suara Pilkada dan Bagaimana Cara Mencoblos yang Benar
Dampak Jika Menerima Surat Peringatan
Menerima surat peringatan bisa berdampak besar terhadap karier kamu. Meskipun terlihat sederhana, surat ini adalah sinyal bahwa kamu perlu segera berbenah. Jika dibiarkan, dampaknya bisa berlanjut ke hal-hal yang lebih serius.
Berikut beberapa dampaknya:
- Reputasi kerja menurun: atasan dan rekan kerja akan lebih waspada terhadap tindakan kamu.
- Penilaian kinerja terganggu: surat peringatan bisa memengaruhi skor evaluasi kinerja tahunan kamu.
- Kesempatan promosi mengecil: jika kamu sedang dalam proses naik jabatan, surat ini bisa jadi penghambat.
- Risiko pemutusan hubungan kerja: apalagi jika kamu menerima SP lebih dari satu kali.
Untuk memahami konteks dan isi yang biasa disampaikan, kamu bisa mempelajari contoh surat peringatan yang dikeluarkan oleh perusahaan. Ini akan memberimu gambaran jelas tentang keseriusan isi surat tersebut.
Intinya, jika kamu sudah menerima surat peringatan, jangan abaikan. Gunakan momen ini sebagai refleksi dan motivasi untuk membuktikan bahwa kamu masih layak dipercaya dan dihargai di tempat kerja.
Perbedaan Surat Teguran dan Peringatan
Meskipun terdengar mirip, surat teguran dan surat peringatan sebenarnya memiliki perbedaan mendasar. Jika kamu belum tahu, penting untuk memahami perbedaan ini agar tidak salah kaprah saat menerima salah satu dari keduanya.
Berikut perbedaan utamanya:
- Surat teguran biasanya bersifat informal dan lebih ringan. Tujuannya untuk mengingatkan kamu secara tertulis tentang kesalahan kecil agar tidak terulang kembali.
- Surat peringatan bersifat lebih serius dan formal. Surat ini merupakan bagian dari dokumen administratif yang bisa berlanjut pada sanksi yang lebih berat.
Dengan kata lain, surat teguran bisa dianggap sebagai peringatan dini. Namun ketika kamu menerima surat peringatan, itu tandanya pelanggaranmu telah dianggap signifikan oleh perusahaan.
Untuk memahami lebih baik, kamu bisa mencari contoh surat peringatan dan membandingkannya dengan surat teguran. Kamu akan melihat perbedaan dalam struktur, bahasa, dan urgensinya.
Jadi, jika kamu menerima salah satu dari dua surat ini, segera evaluasi tindakanmu. Semakin cepat kamu menyadari kesalahan dan memperbaikinya, semakin kecil kemungkinan dampak negatif yang kamu alami di dunia kerja.
Contoh Surat Peringatan SP1, SP2, dan SP3
Dalam dunia kerja, menjaga kedisiplinan adalah hal yang tidak bisa ditawar. Tapi, bagaimana jika ada karyawan yang mulai menunjukkan sikap kurang profesional atau melanggar aturan perusahaan?
Di sinilah peran surat peringatan menjadi penting sebagai langkah pembinaan yang terstruktur. Jika kamu sedang mencari contoh surat peringatan SP1, SP2, dan SP3, kamu berada di tempat yang tepat.
Melalui artikel ini, kamu akan melihat bagaimana format peringatan diberikan secara bertahap, mulai dari teguran awal hingga surat peringatan terakhir sebelum pemutusan hubungan kerja (PHK).
Contoh Surat Peringatan SP1 (Teguran Awal)
PT MAJU JAYA BERSAMA
Jl. Mawar No. 45, Jakarta Selatan
Telp: (021) 5551234 | Email: hrd@majujayabersama.co.id
SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP1)
Nomor: 01/SP1/HRD/V/2025
Kepada Yth:
Nama : Dimas Pratama
Jabatan : Staff Operasional
Departemen : Gudang
Dengan hormat,
Melalui surat ini, perusahaan memberikan Surat Peringatan Pertama (SP1) kepada saudara Dimas Pratama terkait tindakan indispliner berupa ketidakhadiran tanpa keterangan resmi selama 2 (dua) hari berturut-turut, yaitu pada tanggal 6 dan 7 Mei 2025.
Tindakan tersebut telah melanggar ketentuan Pasal 7 Ayat (2) Peraturan Perusahaan tentang Disiplin dan Kehadiran Karyawan.
Sebagai bentuk pembinaan, surat ini diterbitkan agar kamu bisa segera memperbaiki sikap kerja, menjaga kedisiplinan, dan tidak mengulangi pelanggaran serupa. Jika pelanggaran ini kembali dilakukan, maka akan diberikan surat peringatan lanjutan sesuai prosedur yang berlaku.
Contoh surat peringatan seperti ini bersifat resmi dan tercatat dalam data personal karyawan, maka harap menjadi perhatian serius.
Demikian surat ini disampaikan untuk dipahami dan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
Jakarta, 8 Mei 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Maju Jaya Bersama
(ttd dan nama terang)
Contoh Surat Peringatan SP2 (Pelanggaran Berulang)
PT MAJU JAYA BERSAMA
Jl. Mawar No. 45, Jakarta Selatan
Telp: (021) 5551234 | Email: hrd@majujayabersama.co.id
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP2)
Nomor: 02/SP2/HRD/V/2025
Kepada Yth:
Nama : Dimas Pratama
Jabatan : Staff Operasional
Departemen : Gudang
Dengan hormat,
Merujuk pada Surat Peringatan Pertama (SP1) yang telah dikeluarkan pada tanggal 8 Mei 2025 terkait ketidakhadiran tanpa keterangan, namun hingga saat ini kamu kembali melakukan pelanggaran serupa pada tanggal 13 dan 14 Mei 2025.
Tindakan ini menunjukkan bahwa kamu belum menunjukkan perubahan sikap sesuai harapan perusahaan, dan kembali melanggar Peraturan Perusahaan Pasal 7 Ayat (2) mengenai kedisiplinan kerja.
Oleh karena itu, perusahaan memberikan Surat Peringatan Kedua (SP2) sebagai bentuk pembinaan lanjutan. Kami berharap kamu menyadari pentingnya tanggung jawab dan kedisiplinan dalam lingkungan kerja.
Jika tindakan pelanggaran ini masih terjadi, maka kamu akan menerima Surat Peringatan Ketiga (SP3) yang dapat berujung pada pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku.
Demikian contoh surat peringatan ini disampaikan sebagai peringatan serius dan resmi. Kami berharap kamu bisa mengambil langkah perbaikan segera.
Jakarta, 15 Mei 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Maju Jaya Bersama
(ttd dan nama terang)
Baca juga: 3 Contoh Surat Edaran Sekolah dan Instansi Pemerintah
Contoh Surat Peringatan SP3 (Peringatan Akhir Sebelum PHK)
PT MAJU JAYA BERSAMA
Jl. Mawar No. 45, Jakarta Selatan
Telp: (021) 5551234 | Email: hrd@majujayabersama.co.id
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP3)
Nomor: 03/SP3/HRD/V/2025
Kepada Yth:
Nama : Dimas Pratama
Jabatan : Staff Operasional
Departemen : Gudang
Dengan hormat,
Surat ini merupakan Surat Peringatan Ketiga (SP3) yang diberikan kepada kamu sebagai tindak lanjut dari SP1 tertanggal 8 Mei 2025 dan SP2 tertanggal 15 Mei 2025. Namun demikian, kamu kembali melakukan pelanggaran berupa ketidakhadiran tanpa keterangan pada tanggal 20 dan 21 Mei 2025.
Tindakan tersebut merupakan bentuk pelanggaran berat terhadap Peraturan Perusahaan Pasal 7 Ayat (2) mengenai disiplin kerja. Meskipun telah diberikan dua kali peringatan sebelumnya, kamu belum menunjukkan perubahan sikap maupun komitmen untuk memperbaiki kinerja.
Maka dengan ini, perusahaan memberikan contoh surat peringatan terakhir sebagai peringatan keras. Jika kamu kembali melakukan pelanggaran serupa, maka perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja (PHK) sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.
Kami menyarankan kamu untuk segera mengevaluasi diri dan meningkatkan tanggung jawab dalam menjalankan tugas.
Demikian surat ini disampaikan agar menjadi perhatian serius.
Jakarta, 23 Mei 2025
Hormat kami,
Manajer HRD
PT Maju Jaya Bersama
(ttd dan nama terang)
Surat peringatan SP1 sampai SP3 itu bukan cuma sekadar dokumen, tapi alat penting untuk membantu kamu menjaga disiplin kerja dengan cara yang fair dan profesional.
Dengan memahami tahapan dan isi surat peringatan yang tepat, kamu bisa menjalankan proses pembinaan karyawan dengan bijak dan sesuai aturan.
Jika kamu membutuhkan bantuan untuk meningkatkan visibilitas website perusahaan atau bisnis kamu secara online, Optimaise hadir sebagai jasa SEO terpercaya, termasuk jasa SEO Bali yang berpengalaman membantu berbagai klien meraih posisi terbaik di mesin pencari.
Jangan lupa juga untuk menyimak artikel kami berikutnya tentang surat lamaran kerja tulis tangan yang bisa jadi inspirasi menarik buat kamu yang sedang mencari pekerjaan.
