5 Contoh Nomor Surat Beserta Cara Mudah Membuatnya

Kalau kamu sering bikin surat resmi, pasti tahu betapa pentingnya nomor surat sebagai identitas yang memudahkan pelacakan dokumen. Tapi, gimana sih cara bikin nomor surat yang benar dan rapi? Tenang, kamu nggak sendirian kok!

Di artikel ini, akan diberikan contoh nomor surat yang sering dipakai, plus cara mudah membuatnya supaya kamu bisa langsung praktik tanpa bingung. Dengan panduan ini, membuat nomor surat jadi gampang dan suratmu terlihat makin profesional.

Apa Itu Nomor Surat?

Saat kamu membuat dokumen resmi, terutama dalam konteks organisasi, instansi, atau perusahaan, kamu pasti akan menemukan yang namanya nomor surat.

Nomor surat adalah identitas unik yang diberikan pada setiap surat resmi sebagai penanda administrasi. Fungsinya tidak hanya untuk mempermudah pengarsipan, tetapi juga sebagai acuan jika sewaktu-waktu surat tersebut perlu ditinjau kembali.

Dengan adanya nomor surat, kamu bisa melacak kapan surat dibuat, jenis surat apa yang dikirim, dan kepada siapa surat tersebut ditujukan.

Misalnya, contoh nomor surat yang umum dipakai adalah “001/HRD/V/2025” yang artinya surat ke-1 dari bagian HRD, dikirim pada bulan Mei tahun 2025.

Hal ini sangat membantu, terutama jika kamu menangani banyak dokumen sekaligus. Tanpa nomor surat, bisa-bisa kamu kesulitan mencari surat yang dibutuhkan saat rapat atau audit berlangsung.

Jadi, memahami apa itu nomor surat adalah langkah awal yang penting sebelum kamu membuatnya sendiri. Apalagi, sekarang banyak instansi yang memiliki format nomor surat masing-masing sesuai standar internal mereka.

Baca juga: 2 Contoh Surat Gugatan Cerai yang Bisa Dijadikan Referensi

Fungsi Nomor Surat

Saat kamu membuat surat resmi, nomor surat bukan sekadar angka yang ditempel di bagian atas. Nomor surat memiliki peran penting yang akan sangat membantumu dalam berbagai urusan administrasi.

Agar kamu semakin paham, berikut beberapa fungsi utama dari nomor surat:

1. Identifikasi dokumen
   • Nomor surat membantu kamu mengidentifikasi setiap surat yang kamu buat. Dengan begitu, kamu tidak akan bingung membedakan surat satu dengan yang lain, terutama jika jumlahnya banyak.
2. Mempermudah pengarsipan
   • Dengan nomor surat yang terstruktur, kamu bisa menyusun arsip dengan rapi. Misalnya, saat ingin mencari surat dari bagian keuangan di bulan Mei, kamu hanya perlu melihat bagian kode dan tanggal dalam nomor surat.
3. Sebagai referensi balasan surat
   • Ketika kamu menerima surat balasan, pihak penerima bisa merujuk pada nomor surat yang kamu kirim sebelumnya. Ini akan memperjelas konteks komunikasi dan menghindari kesalahpahaman.
4. Menunjukkan kredibilitas
   • Surat yang disusun dengan nomor yang rapi dan konsisten memberikan kesan profesional. Contohnya, contoh nomor surat “021/KEU/UND/IV/2025” langsung menunjukkan kejelasan isi dan asal surat.

Dengan memahami fungsi ini, kamu bisa lebih menghargai pentingnya nomor surat dalam komunikasi formal.

Aturan dalam Membuat Nomor Surat

Saat kamu hendak menyusun nomor surat, ada beberapa aturan dasar yang perlu kamu perhatikan agar hasilnya rapi dan sesuai standar. Jangan asal mengetik, karena nomor surat berfungsi sebagai kode identifikasi resmi yang dapat digunakan untuk referensi di kemudian hari.

Berikut beberapa aturan umum yang bisa kamu ikuti:

• Urutan surat: biasanya dimulai dari angka 001, 002, dan seterusnya.
• Kode departemen atau divisi: kamu bisa menambahkan inisial atau singkatan dari bagian pengirim, seperti “HRD” untuk Human Resources.
• Jenis surat: jika perlu, tambahkan kode jenis surat, seperti “SK” untuk surat keputusan.
• Bulan dan tahun pembuatan: biasanya ditulis dalam angka Romawi untuk bulan, misalnya “V” untuk Mei.

Contohnya, jika kamu ingin melihat contoh nomor surat, format seperti ini bisa dijadikan acuan, “015/HRD/SK/V/2025”. Artinya, surat ke-15 dari HRD berjenis SK, dikirim bulan Mei 2025.

Dengan memahami aturan ini, kamu tidak hanya membuat surat yang profesional, tapi juga memudahkan proses dokumentasi dan penelusuran.

Cara Membuat Nomor Surat

Untuk membuat nomor surat yang benar, kamu bisa mengikuti langkah-langkah sistematis agar hasilnya sesuai dengan format standar. Jangan khawatir, prosesnya cukup mudah dan bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau instansimu.

Berikut adalah cara membuat nomor surat:

1. Tentukan urutan surat, misalnya kamu sedang membuat surat ke-10 dalam tahun tersebut, maka kamu tulis “010”.
2. Masukkan kode divisi atau bagian, misalnya “KEU” untuk keuangan atau “ADM” untuk administrasi.
3. Tambahkan kode jenis surat, seperti “UND” untuk undangan, “SK” untuk surat keputusan, dan lainnya.
4. Tulis bulan dalam angka Romawi, misalnya “VII” untuk Juli.
5. Tambahkan tahun: tulis tahun surat dibuat, misalnya “2025”.

Jadi, salah satu contoh nomor surat yang bisa kamu buat adalah “010/KEU/SK/VII/2025”.

Setelah kamu tahu langkah-langkahnya, membuat nomor surat tidak akan terasa rumit. Kamu bisa menyusun sistem penomoran sendiri yang sesuai dengan kebutuhan, asalkan konsisten dan mudah dipahami oleh rekan kerja atau pihak yang menerima surat.

Contoh Nomor Surat Resmi

Kalau kamu sering berurusan dengan surat menyurat di kantor atau organisasi, pasti tahu jika nomor surat itu begitu penting?

Nomor surat resmi nggak cuma jadi tanda pengenal surat, tapi juga bikin semuanya rapi dan gampang dicari kalau suatu saat kamu butuh kembali.

Nah, buat kamu yang masih bingung gimana sih bentuk contoh nomor surat resmi yang benar dan sesuai aturan, penjelasan berikut ini bakal memberikan gambaran yang jelas dan praktis supaya kamu bisa bikin surat resmi dengan nomor yang pas dan mudah dilacak.

Contoh Nomor Surat Keluar

1. 015/KEU/SK/III/2025
   • Artinya: surat ke-15 dari bagian Keuangan, berupa Surat Keputusan, dikirim pada Maret 2025.
2. 037/MKT/PR/VII/2024
   • Artinya: surat ke-37 dari bagian Marketing, terkait Public Relations, dikirim pada Juli 2024.
3. 050/IT/LAP/IX/2024
   • Artinya: surat ke-50 dari divisi IT, berupa laporan, dibuat pada September 2024.
4. 075/OPS/INV/X/2025
   • Artinya: surat ke-75 dari divisi Operasional, jenis surat berupa invoice, dikirim bulan Oktober 2025.
5. 064/LOG/PES/XI/2025
   • Artinya: surat ke-64 dari bagian Logistik, berupa surat pemesanan barang, dikirim November 2024.

Contoh Nomor Surat Permohonan

1. 004/HRD/PMH/I/2025
   • Artinya: surat permohonan ke-4 dari bagian HRD, dikirim bulan Januari 2025.
   • PMH = Permohonan
2. 012/ADM/PMH/III/2025
   • Artinya: surat permohonan ke-12 dari bagian Administrasi, dikirim Maret 2025.
3. 027/OSIS/PMH/V/2025
   • Artinya: surat permohonan ke-27 dari OSIS, misalnya untuk kegiatan sekolah, dikirim bulan Mei 2025.
4. 009/DKM/PMH/VI/2025
   • Artinya: surat permohonan dari Dewan Kemakmuran Masjid (DKM), dikirim bulan Juni 2025.
5. 045/BEM/PMH/IX/2025
   • Artinya: surat permohonan ke-45 dari Badan Eksekutif Mahasiswa, dikirim bulan September 2025.

Contoh Nomor Surat Undangan

1. 007/HRD/UND/I/2025
   • Artinya: surat undangan ke-7 dari bagian HRD, dikirim bulan Januari 2025.
2. 015/ADM/UND/III/2025
   • Artinya: surat undangan ke-15 dari bagian Administrasi, dibuat Maret 2025.
3. 023/OSIS/UND/IV/2025
   • Artinya: surat undangan dari OSIS untuk acara sekolah, dibuat bulan April 2025.
4. 041/BEM/UND/V/2025
   • Artinya: surat ke-41 dari BEM, berisi undangan rapat atau kegiatan mahasiswa, dikirim Mei 2025.
5. 030/KEU/UND/VII/2025
   • Artinya: surat undangan ke-30 dari bagian Keuangan, dikirim bulan Juli 2025.

Baca juga: 5 Contoh Surat Paklaring untuk Berbagai Keperluan

Contoh Nomor Surat Perusahaan

1. 001/MKT/PR/I/2025
   • Artinya: surat ke-1 dari divisi Marketing (MKT), jenisnya Public Relations (PR), dikirim Januari 2025.
2. 012/HRD/SK/II/2025
   • Artinya: surat ke-12 dari HRD, berupa Surat Keputusan (SK), dibuat Februari 2025.
3. 023/FIN/INV/III/2025
   • Artinya: surat ke-23 dari bagian Finance (FIN), berupa invoice, dikirim Maret 2025.
4. 078/PRJ/SPK/VI/2025
   • Artinya: surat ke-78 dari divisi Proyek (PRJ), berupa Surat Perintah Kerja (SPK), dibuat bulan Juni 2025.
5. 036/GA/UND/VIII/2025
   • Artinya: surat ke-36 dari General Affairs (GA), jenis surat undangan, dikirim Agustus 2025.

Contoh Nomor Surat Sakit Dokter

1. 005/RS/SKD/I/2025
   • Surat ke-5 dari Rumah Sakit, Surat Keterangan Dokter, Januari 2025.
2. 012/KLN/SKD/III/2025
   • Surat ke-12 dari Klinik, Surat Keterangan Dokter, Maret 2025.
3. 021/DOK/SKD/IV/2025
   • Surat ke-21 dari Dokter Pribadi, Surat Keterangan Dokter, April 2025.
4. 034/RS/SKD/V/2025
   • Surat ke-34 dari Rumah Sakit, Surat Keterangan Dokter, Mei 2025.
5. 010/KLN/SKD/VI/2025
   • Surat ke-10 dari Klinik, Surat Keterangan Dokter, Juni 2025.

Nomor surat bukan hanya sekadar kode atau angka biasa, melainkan elemen penting yang membantu kamu mengatur, mengarsip, dan melacak surat secara efektif dan profesional.

Dengan memahami cara membuat dan menggunakan contoh nomor surat yang tepat, kamu bisa memastikan komunikasi resmi berjalan lancar tanpa kebingungan.

Jika kamu juga ingin meningkatkan visibilitas website atau bisnis online kamu, Optimaise hadir sebagai penyedia jasa SEO terpercaya, termasuk jasa SEO Bali, yang siap membantu optimasi digital kamu secara maksimal.

Jangan lupa juga untuk menyimak artikel kami selanjutnya tentang cara membuat surat lamaran kerja tulis tangan yang efektif dan menarik perhatian HRD. Selamat mencoba dan semoga sukses!