Menyelenggarakan sebuah acara, baik itu untuk keperluan sekolah, organisasi, atau komunitas, tentu memerlukan komunikasi yang jelas dan efektif.
Salah satu cara terbaik untuk menyampaikan informasi tentang kegiatan yang akan dilaksanakan adalah melalui surat pemberitahuan kegiatan.
Surat ini tidak hanya membantu memberikan detail acara, tetapi juga memastikan bahwa semua pihak yang terlibat bisa mempersiapkan diri dengan baik.
Dalam artikel ini, kami akan membagikan berbagai contoh surat pemberitahuan kegiatan yang bisa kamu sesuaikan untuk berbagai jenis acara, baik itu acara formal maupun informal. Temukan template yang sesuai dengan kebutuhanmu dan buat persiapan kegiatanmu lebih terorganisir!
Table of Contents
Apa Itu Surat Pemberitahuan Kegiatan?
Surat Pemberitahuan Kegiatan adalah surat resmi yang kamu gunakan untuk memberitahukan kepada pihak tertentu mengenai rencana pelaksanaan suatu kegiatan atau acara.
Surat ini bersifat formal dan menjadi bentuk komunikasi tertulis antara penyelenggara kegiatan dan pihak penerima informasi.
Agar lebih mudah dipahami, berikut ini beberapa poin penting dalam surat pemberitahuan kegiatan:
- Tujuan: memberi tahu secara resmi tentang suatu kegiatan.
- Isi utama: jenis kegiatan, waktu dan tempat, serta siapa saja yang terlibat.
- Penerima surat: bisa ditujukan kepada kepala sekolah, orang tua, masyarakat, atau instansi terkait.
Surat ini penting agar kegiatan yang kamu selenggarakan berjalan lancar karena semua pihak sudah mengetahui dan mempersiapkan diri sebelumnya.
Jika kamu masih bingung dengan bentuk dan susunannya, mencari contoh surat pemberitahuan kegiatan adalah langkah awal yang bijak. Dengan melihat contoh tersebut, kamu bisa memahami cara menyusun surat yang baik dan benar sesuai kaidah penulisan formal.
Baca juga: 4 Contoh Surat Permohonan Bantuan Dana, Barang, dan Sponsorship
Tujuan Surat Pemberitahuan Kegiatan
Setiap kali kamu merencanakan kegiatan formal, penting untuk mengirimkan Surat Pemberitahuan Kegiatan.
Tujuan utama surat ini adalah sebagai bentuk pemberitahuan resmi agar pihak yang berkepentingan tahu dan bisa memberikan respon yang tepat.
Ini adalah beberapa tujuan dari pembuatan surat pemberitahuan kegiatan:
- Memberi informasi kegiatan secara jelas dan resmi.
- Menjalin komunikasi antara penyelenggara dan pihak terkait.
- Sebagai dokumen arsip dan bukti koordinasi.
- Meminimalkan kesalahpahaman atau gangguan saat kegiatan berlangsung.
Misalnya, jika kamu ingin mengadakan kegiatan sosial di lingkungan RT, maka pemberitahuan kepada ketua RT melalui surat adalah langkah yang sopan dan tepat.
Kamu pun bisa melampirkan surat pemberitahuan kegiatan sebagai referensi untuk memastikan isi suratmu sesuai dengan kebiasaan resmi. Dengan begitu, kegiatanmu akan lebih mudah mendapatkan dukungan atau izin.
Cara Membuat Surat Pemberitahuan Kegiatan
Membuat surat pemberitahuan kegiatan itu sebenarnya cukup mudah, asalkan kamu mengikuti struktur yang tepat dan bahasa yang formal.
Surat ini tidak hanya menyampaikan informasi, tetapi juga mencerminkan profesionalisme kamu sebagai penyelenggara.
Ini langkah-langkah membuat surat pemberitahuan kegiatan:
- Kop Surat (jika mewakili organisasi atau sekolah)
- Tanggal surat dan nomor surat
- Alamat penerima surat
- Salam pembuka dan paragraf pengantar
- Isi surat mencakup nama kegiatan, tujuan, waktu, tempat, dan peserta
- Penutup yang sopan dan ucapan terima kasih
- Tanda tangan dan nama jelas penanggung jawab
Agar kamu tidak salah langkah, kamu bisa melihat contoh surat pemberitahuan kegiatan yang sudah pernah dibuat sebelumnya. Contoh tersebut bisa membantumu memahami format dan gaya bahasa yang sesuai.
Dengan mengikuti struktur tersebut, surat yang kamu buat akan terlihat lebih tertata, profesional, dan mudah dipahami oleh pihak penerima.
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Saat merencanakan sebuah kegiatan, penting untuk memastikan bahwa semua pihak yang terlibat mendapatkan informasi yang jelas dan tepat waktu.
Salah satu cara yang efektif untuk menginformasikan kegiatan tersebut adalah dengan menggunakan surat pemberitahuan kegiatan. Surat ini tidak hanya berfungsi untuk memberitahukan, tetapi juga untuk memberikan gambaran lengkap mengenai acara yang akan diselenggarakan.
Berikut ini, kami akan memberikan beberapa contoh surat pemberitahuan kegiatan yang dapat kamu sesuaikan dengan kebutuhan organisasi atau acara yang sedang kamu persiapkan.
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan ke Polsek
YAYASAN PEMUDA MANDIRI BERSATU
Jl. Melati No. 25, Kel. Sukamaju, Kec. Sukamakmur
Email: pemudamandiribersatu@gmail.com | Telp: 0812-3456-7890
Nomor: 010/YPMB/V/2025
Lampiran: –
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Bakti Sosial
Kepada
Yth. Kapolsek Sukamakmur
di Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan rencana kegiatan Bakti Sosial yang akan dilaksanakan oleh Yayasan Pemuda Mandiri Bersatu dalam rangka memperingati Hari Kebangkitan Nasional, kami bermaksud memberitahukan kepada Bapak/Ibu perihal kegiatan tersebut. Adapun informasi kegiatan sebagai berikut:
- Nama Kegiatan: Bakti Sosial dan Pengobatan Gratis
- Hari/Tanggal: Minggu, 25 Mei 2025
- Waktu: Pukul 08.00 s.d. 13.00 WIB
- Tempat: Lapangan RW 04, Kelurahan Sukamaju
- Peserta: Masyarakat umum dan relawan yayasan
- Jumlah Peserta: Sekitar 150 orang
Kegiatan ini bertujuan untuk mempererat hubungan sosial serta membantu masyarakat yang membutuhkan pelayanan kesehatan gratis.
Demikian surat pemberitahuan kegiatan ini kami sampaikan. Kami mohon dukungan dan pengamanan dari pihak Polsek demi kelancaran acara tersebut. Atas perhatian dan kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Ketua Yayasan Pemuda Mandiri Bersatu
(tanda tangan)
Ahmad Wijaya
NIK: 3210123456789001
Tembusan:
- Camat Sukamakmur
- Lurah Sukamaju
- Ketua RW 04 Kel. Sukamaju
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Outing Class
SEKOLAH DASAR NEGERI 01 SUKAMAJU
Jl. Pendidikan No. 12, Sukamaju – Telp. (021) 87654321
Email: sdnsukamaju01@gmail.com
Nomor: 021/SDN01/IV/2025
Lampiran: Jadwal Kegiatan
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Outing Class
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas V dan VI SDN 01 Sukamaju
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka menambah wawasan siswa melalui pembelajaran di luar kelas, SD Negeri 01 Sukamaju akan melaksanakan kegiatan Outing Class sebagai bagian dari kegiatan tahunan sekolah. Maka dengan ini kami memberitahukan bahwa kegiatan tersebut akan diselenggarakan dengan rincian sebagai berikut:
- Nama Kegiatan: Outing Class Tahun Ajaran 2024/2025
- Hari/Tanggal: Kamis, 22 Mei 2025
- Waktu: Pukul 07.00 – 15.00 WIB
- Tempat Kunjungan: Museum Nasional dan Kebun Binatang Ragunan
- Peserta: Siswa kelas V dan VI didampingi guru
- Transportasi: Bus Pariwisata
- Biaya Kegiatan: Rp150.000/siswa
Biaya tersebut sudah termasuk transportasi, tiket masuk, konsumsi, dan perlengkapan kegiatan. Kami mohon partisipasi Bapak/Ibu untuk memberikan izin dan dukungan kepada putra/putri dalam mengikuti kegiatan ini.
Demikian surat pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SDN 01 Sukamaju
(tanda tangan)
Sri Wahyuni, S.Pd
NIP. 19680712 199803 2 005
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Pramuka
GUGUS DEPAN 05.113 – 05.114
Pangkalan SMP Negeri 2 Sukamakmur
Jl. Kemahasiswaan No. 8, Sukamakmur – Telp. 0813-2222-1111
Nomor: 15/GD-SMP2/IV/2025
Lampiran: Jadwal Kegiatan
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Pramuka
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
Kelas VII dan VIII
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka membina kedisiplinan, kemandirian, serta mempererat kebersamaan antar anggota Pramuka, Gugus Depan 05.113 – 05.114 Pangkalan SMP Negeri 2 Sukamakmur akan mengadakan kegiatan Perkemahan Sabtu Minggu (Persami). Untuk itu, kami bermaksud menyampaikan surat pemberitahuan kegiatan ini agar Bapak/Ibu mengetahui dan memberikan izin kepada putra/putrinya.
Berikut informasi kegiatannya:
- Nama Kegiatan: Persami Pramuka
- Hari/Tanggal: Sabtu–Minggu, 24–25 Mei 2025
- Waktu: Mulai pukul 07.00 WIB (Sabtu) s.d. 11.00 WIB (Minggu)
- Tempat: Bumi Perkemahan Cibubur
- Peserta: Siswa kelas VII dan VIII anggota Pramuka
- Biaya Kegiatan: Rp75.000/siswa (transportasi, konsumsi, dan perlengkapan kemah)
Kami harap Bapak/Ibu dapat mempersiapkan perlengkapan pribadi anak dan mendukung keikutsertaannya.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pembina Pramuka Gudep SMPN 2 Sukamakmur
(tanda tangan)
Arif Rahman, S.Pd
NIP. 19830917 200901 1 012
Tembusan:
- Kepala SMPN 2 Sukamakmur
- Kwartir Ranting Sukamakmur
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Pesantren Kilat
SEKOLAH MENENGAH PERTAMA (SMP) ISLAM AL-HIDAYAH
Jl. Cendana No. 45, Kel. Sukamaju, Kec. Sukamakmur
Telp: (021) 88776655 | Email: smpislamalhidayah@gmail.com
Nomor: 025/SMP-IH/IV/2025
Lampiran: Jadwal Kegiatan
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Pesantren Kilat
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Siswa
Kelas VII, VIII, dan IX
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka mengisi kegiatan bulan suci Ramadan 1446 H serta meningkatkan pemahaman dan pengamalan nilai-nilai keislaman di kalangan siswa, SMP Islam Al-Hidayah akan melaksanakan kegiatan Pesantren Kilat. Maka dari itu, kami bermaksud menyampaikan surat pemberitahuan kegiatan ini agar Bapak/Ibu dapat mengetahui serta memberikan izin kepada putra/putrinya untuk mengikuti kegiatan tersebut.
Adapun informasi kegiatan sebagai berikut:
- Nama Kegiatan: Pesantren Kilat Ramadan 1446 H
- Hari/Tanggal: Senin–Kamis, 7–10 April 2025
- Waktu: Pukul 07.30 – 12.00 WIB
- Tempat: Masjid Al-Hidayah dan ruang kelas SMP Islam Al-Hidayah
- Peserta: Seluruh siswa kelas VII, VIII, dan IX
- Kegiatan Inti: Kajian keislaman, hafalan surat pendek, praktik ibadah, dan buka puasa bersama (hari terakhir)
Kegiatan ini merupakan bagian dari pendidikan karakter yang rutin kami adakan setiap tahun. Untuk pelaksanaan kegiatan hari terakhir, mohon Bapak/Ibu memberikan bekal makanan ringan untuk buka puasa bersama.
Demikian informasi ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SMP Islam Al-Hidayah
(tanda tangan)
Ust. H. Syamsul Arifin, S.Ag
NIP. 19780522 200112 1 003
Tembusan:
- Komite Sekolah
- Wali Kelas VII, VIII, dan IX
Baca juga: 6 Contoh Surat Niaga Beserta Jenis dan Fungsinya
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS)
SMA Negeri 5 Sukamakmur
Jl. Pendidikan No. 10, Sukamakmur – Telp. (021) 88997788
Nomor: 012/OSIS-SMA5/IV/2025
Lampiran: Rundown Kegiatan
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Organisasi
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Guru dan Siswa/i SMA Negeri 5 Sukamakmur
di Tempat
Dengan hormat,
Dalam rangka meningkatkan semangat kebersamaan dan jiwa kepemimpinan antar anggota organisasi serta siswa SMA Negeri 5 Sukamakmur, OSIS akan menyelenggarakan Kegiatan Pelatihan Dasar Kepemimpinan (LDK). Melalui surat pemberitahuan kegiatan ini, kami ingin menginformasikan bahwa kegiatan tersebut akan dilaksanakan dengan detail sebagai berikut:
- Nama Kegiatan: Latihan Dasar Kepemimpinan OSIS 2025
- Hari/Tanggal: Sabtu–Minggu, 17–18 Mei 2025
- Waktu: Pukul 08.00 WIB (Sabtu) s.d. 12.00 WIB (Minggu)
- Tempat: Aula SMA Negeri 5 Sukamakmur dan lingkungan sekitar sekolah
- Peserta: Pengurus OSIS terpilih dan perwakilan ekstrakurikuler
Kegiatan ini bersifat wajib bagi seluruh anggota OSIS aktif dan terbuka bagi siswa yang ingin ikut serta. Harapannya, kegiatan ini dapat membentuk karakter pemimpin yang tangguh dan bertanggung jawab.
Demikian surat ini kami sampaikan. Atas perhatian dan partisipasi semua pihak, kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
| Ketua OSIS SMA Negeri 5 Sukamakmur | Mengetahui, Pembina OSIS |
| (tanda tangan) | (tanda tangan) |
| Aditya Ramadhan | Sri Lestari, S.Pd |
Tembusan:
- Kepala SMA Negeri 5 Sukamakmur
- Wakil Kepala Sekolah Bidang Kesiswaan
- Arsip
Dengan menggunakan contoh-contoh surat yang telah disediakan, kamu dapat dengan mudah membuat surat pemberitahuan yang sesuai dengan kebutuhan acara, baik itu formal maupun informal.
Bagi kamu yang ingin memperkuat strategi digital dan meningkatkan visibilitas online, Optimaise, sebagai digital marketing agency Malang yang menyediakan jasa SEO terbaik, dapat membantu mengoptimalkan situs web kamu.
Baik untuk jasa SEO Bali atau kebutuhan SEO lainnya, Optimaise siap memberikan solusi yang tepat untuk bisnismu. Jangan lupa juga untuk membaca artikel kami yang lain, seperti contoh surat lamaran kerja tulis tangan, untuk terus mendapatkan tips berguna seputar dunia kerja.
